Réussir à Déléguer Efficacement | 4 Règles à suivre
Vous êtes doté d’une intelligence puissante ? Vous avez un charme fou ? Votre charisme illumine tous ceux que vous rencontrez ? Et vos compétences professionnelles ne sont plus à démontrer ? C’est parfait ! Mais… Vous n’êtes pas une machine. Et oui, vous ne pouvez pas tout faire ni être bon partout. Pour votre réussite et celle de vos partenaires, il va falloir déléguer !
C’est vrai, il n’est pas aisé de savoir confier certaines tâches, car la délégation est souvent associée à une perte de pouvoir et de contrôle. Pourtant elle a de nombreux avantages si elle est pensée et bien organisée. Elle est une compétence indispensable pour tout manager ou entrepreneur, et un des leviers puissants de performance et de productivité.
En outre, elle vous donne l’occasion d’exprimer votre leadership et de proposer un management efficace. Alors, voici les 4 règles à suivre pour vous aider à réussir à déléguer efficacement.
Réussir à déléguer efficacement : Déléguez des tâches, pas vos responsabilités
Le choix de devenir entrepreneur se base souvent sur une envie d’être libre et de faire selon son bon vouloir. Pour autant, ce que l’on oublie souvent, c’est que plus l’activité se développe et prend de l’essor, plus les tâches deviennent chronophages, sont une charge de travail supplémentaire et s’éloignent de notre cœur de métier.
Déléguer devient alors indispensable. Mais que l’on soit chef de projet, manager ou chef d’entreprise, on a souvent peur de perdre le contrôle, peur de perdre du temps à expliquer, peur que les missions ne soient pas correctement réalisées. Bref, en management, apprendre à déléguer n’est pas chose facile.
Mais qu’entend-on exactement par déléguer et que délègue-t-on ?
Si l’idée de déléguer vous procure des frissons, apprenez à comprendre vos freins et vos peurs. Ayez toujours à l’esprit que vous déléguez certaines tâches et non vos responsabilités. En confiant un dossier, votre administratif ou votre communication, vous vous faites épauler, vous impliquez votre équipe, mais vous ne donnez jamais les clés de votre entreprise. La stratégie et les objectifs sont de votre fait.
Vous conservez votre pouvoir de décision. C’est vous qui ouvrez la voie et qui guidez. Et grâce à la délégation, vous partagez cette vision, vous la communiquez. Comme vous ne pouvez pas être au four et au moulin, et malheureusement vous n’êtes ni omnipotent ni omniscient, déléguer des missions permet donc d’aller plus vite en impliquant vos collaborateurs.
En déléguant, vous vous libérez de la charge mentale et du temps que vous pouvez ensuite investir sur des missions qui requièrent vos compétences et vos savoir-faire. Identifiez vos points forts et vos limites. Savoir déléguer est une qualité managériale indéniable. C’est savoir faire appel à meilleur que vous et pour cela, il faut apprendre à bien se connaître.
Pour que le processus de délégation se passe bien, non seulement il faut concevoir qu’il s’anticipe, mais qu’il s’appuie aussi sur la confiance. Réussir à déléguer efficacement certaines tâches doit se faire de façon organisée.
Réussir à déléguer efficacement : faites confiance
Ça y est, vous avez fait le tour, vous savez ce quelle tâche vous souhaitez déléguer. Vous êtes sur le bon chemin. Maintenant il va falloir lâcher prise ! Pas simple, n’est-ce pas ? Mais vous ne laissez pas les clés à un inconnu. Avant de déléguer, prenez le temps et apprenez à connaître vos futurs partenaires. On ne délègue pas n’importe quoi à n’importe qui n’importe quand.
Entourez-vous de collaborateurs de confiance et contrôlez les missions que vous leur confiez. Chaque fois que vous déléguez l’exécution d’une tâche, vous gagnez en efficacité. Choisissez donc des partenaires ayant les compétences requises et accompagnez-les à en développer de nouvelles.
Manager son équipe, c’est organiser le travail, savoir gérer et encadrer chaque collaborateur, lui confier des responsabilités et fédérer autour d’un projet commun avec enthousiasme. Pour autant la confiance n’exclut pas le contrôle, mais n’y passez pas votre temps. L’objectif est de prendre du recul, de vous libérer du temps et du stress, pas de vous en rajouter.
Dans le cas contraire, vous ne réussirez qu’à inspirer de la méfiance. Faire confiance, ça s’apprend. Alors, allez-y petit à petit. Rien ne vous oblige à tout déléguer au risque de laisser penser que vous vous débarrassez de la mission que vous transférez. Il ne s’agit pas de se décharger, mais d’être plus efficace et de prioriser.
Réussir à déléguer efficacement : Clarifiez les objectifs et les résultats attendus
Si la délégation consiste à transmettre un peu de son pouvoir, l’étape cruciale est de définir quel est ce pouvoir. Et pour cela, il est important de comprendre que votre pouvoir n’est autre que la vision que vous avez de votre projet.
Pour rappel, une vision c’est :
un travail de préparation ;
un plan d’action très précis ;
un objectif clairement défini.
Sans cette vision, il est impossible de :
planifier le travail ;
établir des priorités ;
fixer des objectifs ;
gérer le temps ;
bien communiquer les instructions ;
clarifier les besoins ;
contrôler que le travail effectué est conforme à ce que vous attendez ;
développer les compétences ;
motiver son équipe
assoir sa crédibilité dans la délégation de la tâche confiée.
Une fois ce travail de clarification effectué, et seulement après, vous pourrez transmettre les informations à vos collaborateurs. Et oui, pas avant ! Car ils ne sont ni devins ni omniscients. Vous devez être sûr que vos directives sont suffisamment claires pour être comprises et effectuées.
Pour cela, vous devez également accepter de passer du temps à expliquer de manière détaillée votre vision et le résultat attendu. Ce temps est nécessaire, car il permet à votre collaborateur d’assimiler les tenants et les aboutissants de sa mission, mais aussi d’améliorer votre discours pour qu’il devienne de plus en plus fluide au fil du temps.
Pour que la confiance s’installe progressivement, il est aussi indispensable de contrôler l’activité, et non le collaborateur. Il vous faudra donc :
définir et mettre en place des indicateurs pour gérer la qualité et maîtriser les délais ;
développer des tableaux de bord, un CRM, un outil collaboratif pour que chacun puisse y avoir accès et travaille en équipe ;
concevoir un planning afin de visualiser rapidement les tâches, les échéances et mener à bien les missions.
Une fois ces actions mises en place, vous constaterez que deux points positifs se dégagent très rapidement. D’une part, vous aurez créé de la confiance, de la cohésion et de l’engagement. Vous aurez donc bâti un véritable partenariat.
D’autre part, réussir à déléguer efficacement, vous permet de gagner du temps également. Ce temps précieux que vous cherchiez depuis si longtemps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Réussir à déléguer efficacement : La clé ? Restez à l’écoute.
Enfin, la dernière règle, mais non la moindre pour que la délégation réussisse efficacement : l’écoute active.
Le rôle du manager ou du dirigeant ne se borne pas seulement à savoir gérer son temps et » assigner des tâches aux membres de son équipe. Il doit permettre l’émergence des motivations de chacun.
Il faut du temps pour intégrer les informations, distinguer les étapes et atteindre l’objectif de chaque mission. Il est donc essentiel se rendre disponible pour faire le point régulièrement, répondre aux interrogations et lever les freins pour que l’environnement de travail soit serein et créatif.
Ce temps passé auprès de votre collaborateur ou de votre freelance sera bénéfique à long terme. Il vous permet de reformuler vos attentes, de motiver, impliquer et responsabiliser votre partenaire, et de comprendre ses besoins en formation le cas échéant.
La pratique de l’écoute active est un réel atout pour pouvoir déléguer. Elle permet d’avoir une attitude et un discours positif. Et délivrer un message authentique a le formidable pouvoir de disposer son interlocuteur dans une position constructive. Il sera alors dans de bonnes dispositions pour accomplir efficacement son rôle et entendre les axes d’amélioration quand ils seront notifiés.
Car être positif demande aussi d’être honnête. C’est la condition indispensable pour gagner en efficacité.
La bienveillance ne s’énonce pas, elle se manifeste. En étant ouvert et disponible, vous multipliez les occasions d’échanger et de permettre à votre interlocuteur d’exprimer pleinement et librement ses idées sans la crainte d’un jugement.
Programmez un débriefing régulièrement et vous recevrez des feed-back de qualité qui vous aideront vous aussi à améliorer vos capacités managériales.
Il s’agit d’une véritable qualité, qui peut être innée chez certain, mais qui demande toujours un travail constant. Et au vu des bénéfices, il serait dommage de s’en priver !
Vous l’aurez compris, réussir à déléguer efficacement s’apprend et se pratique avec méthode et organisation. Que vous travailliez en équipe avec des salariés ou des freelances, la délégation est un enjeu et un atout majeur, qui permet de responsabiliser son équipe de travail, de mieux gérer et d’organiser son temps, de motiver ses collaborateurs.
En choisissant les bonnes personnes, vous déléguez certaines tâches qui sauront les mobiliser et les impliquer dans vos différents projets. La confiance est alors le socle sur lequel votre vision pourra grandir.
Alors, plus d’excuse, contactez-moi et discutons de ce que vous pouvez réussir à déléguer efficacement !
DEVENEZ ZEN ET PRODUCTIF !
TRAVAILLONS ENSEMBLE !